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Nueva instrucción de la “DGRN” sobre la legalización de los libros de los empresarios

La Dirección General de los Registros y del Notariado (en adelante, “DGRN”) ha dictaminado una nueva Instrucción-que completaba la Instrucción dictada por la DGRN de fecha 12 de febrero de 2015- sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas.

La finalidad de la nueva Instrucción es dotar de una mayor seguridad jurídica y confidencialidad a los ficheros electrónicos que contienen los libros de los empresarios. En el mismo sentido, se establecen un conjunto de deberes a los registradores.

A groso modo, y desde un punto de vista práctico, los efectos y/o consecuencias de esta la Instrucción son las siguientes:

  • Se libera de la obligación de legalizar telemáticamente los libros de los ejercicios hasta el 31 de diciembre de 2014. Esto es, la obligación de legalización telemática nace para los ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2015. Hasta entonces, la legalización telemática es una opción entre otras, como la es la de libros en papel –como se ha venido haciendo hasta ahora-.
  • Se prevén mecanismos de encriptado para los ficheros electrónicos, pudiendo elegir el interesado sobre el grado de seguridad y confidencialidad de los mismos.
  • El registrador tiene obligación de efectuar un borrado inmediato de los ficheros, una vez se haya emitido el certificado de legalización. La única información que el registro puede proporcionar al respecto, es: legalización efectuada, suspendida o denegada.
  • Los empresarios deberán conservar un fichero electrónico idéntico al legalizado.
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El cumplimiento normativo “Compliance”: Una gestión ética de las empresas

La Gobernanza, la Gestión de Riesgos y el Cumplimiento normativo (GRC) son vitales para un modelo de gestión empresarial del Siglo XXI. Pero ¿quién se encarga del cumplimiento normativo? Más conocido como Compliance officer, esta figura está muy arraigada en el mundo anglosajón, aunque en nuestro país muchas compañías no saben qué significa, ni a quién nombrar para este cargo. Esperamos poder ayudarte con este artículo.

  1. Funciones del Compliance officer:

Fundamentalmente las de vigilancia y control. Basa su trabajo en un Sistema de Gestión de Cumplimiento (Compliance Management System, CMS), con lo que contribuye a mejorar la organización interna y a ahorrar costes por incumplimiento de las normas legales. Recordemos también que en la reforma del Código Penal, las corporaciones tendrán responsabilidad penal de los delitos cometidos por ellas o en su nombre, así como sus representantes legales o aquellas personas que hayan podido cometerlos porque quienes tenían que controlar su actividad no lo han hecho.

Además, introduce la ética en la toma de decisiones y en la normativa de las empresas. No basta con ser legal, es necesario que sea ético.

  1. Áreas de donde provienen:

Los compliance officer o directores de cumplimiento normativo provienen sobre todo del ámbito jurídico y del control interno, puesto que es muy importante que manejen conceptos de ambas esferas. Deben de ser neutros en su trabajo, lo cual hace que las personas que trabajan en la empresa lo vean como el “enemigo”. Creen que no ayuda al funcionamiento de la empresa, lo sienten como un obstáculo para su quehacer diario, y un aumento en la burocracia. Pero esto no es así, si realiza una buena gestión puede reportar muchos beneficios a la empresa.

  1. Modo de trabajo:

-Formación en la empresa:

Para evitar el recelo de las personas que trabajan en la empresa de la labor del Compliance es necesaria una buena formación. Con el objetivo de que los empleados se hagan con las nuevas políticas de empresa es recomendable debatir casos, errores típicos y exponer experiencias del día a día para reflexionar sobre ellas. La comunicación entre el Compliance y los que trabajan en las empresa debe de ser fluida, con mucho feed back, de manera que se asuma su presencia de manera cercana. Solo así formará parte del conjunto del negocio y no se convertirá en un área aislada.

-Verificar la documentación de los procesos de decisión:

 Tratará de aplicar la ética en el cumplimiento del trabajo. Las decisiones que se toman deben reflejarse en documentos, sobre todo las que puedan causar problemas a largo plazo. Es necesario que se documenten los motivos por los que se tomaron ciertas decisiones, y los protocolos por los que se rigieron. El Compliance analizará rigurosamente este tipo de documentación.

-Dar soporte para que los departamentos solucionen los problemas:

Algunos de los que ven con buenos ojos la función de Compliance creen que solucionará todos sus problemas. Sin embargo, no es así. Este dará soporte a las áreas o funciones donde se generan los problemas, y contribuirá a que se gestionen de manera objetiva, de acuerdo a las directrices de la política de la empresa en dicha materia. Guiará en el proceso hasta que se consiga la resolución del problema pero no será quién lo solucione, lo hará el propio departamento.

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Los abogados ahorran problemas a la hora de crear una startup

Cuando se forma una startup (empresa recién constituida que se centra en las nuevas tecnologías) ya se tiene la idea del proyecto y normalmente se sabe quiénes van a participar en él, pero para darle forma es fundamental contar con un abogado. Poseer asesoramiento legal no es un gasto, es una inversión que nos reportará beneficios y nos ahorrará problemas. Veamos para qué funciones:

1. Decidir la forma legal de la empresa: Sociedad limitada, sociedad laboral, sociedad anónima… Cada modalidad posee sus características, como el capital inicial mínimo necesario que se debe aportar, y sus ventajas. Nadie mejor que un abogado para asesorarte sobre este tema

2. Redactar los estatutos de la sociedad. Ejemplo:

a. Normas para no perder el poder de decisión en caso de entrar un socio inversor
b. Regular si se deben obtener mayorías para tomar una decisión
c. Redactar un documento de confidencialidad por si se abandona la compañía
d. Remuneración de los socios

Es necesario marcar unas pautas en el caso de que un socio abandone, qué remuneración recibirá, la mencionada confidencialidad, la posibilidad de utilizar la misma idea. Este punto si no se aclara con antelación puede acarrear muchos problemas, como juicios, etc… Son gastos que se pueden prever de antemano. Si entra un inversor también se deberá negociar sobre el valor de la compañía, analizar el listado de condiciones que presentará y otros aspectos sobre los que necesitará asesoramiento.

3. Registrar la marca o el producto

4. Redactar contratos de trabajadores, de ventas, compras o fusiones. Conocer las bonificaciones que existen (subvenciones para reducir el paro juvenil o el de mayores de 50 años), entre otros trámites.

5. Incluir el Aviso Legal en el sitio web, además de la política de protección de datos. Estos formalismos también se deben de incluir en campañas de marketing, etc…

Abogados especialistas en startup
A la hora de acelerar una startup, una empresa puede entrar en un programa específico para ello, y entre los mentores siempre se encuentran abogados. Esto demuestra que el asesoramiento legal es de vital importancia. Busque siempre profesionales que estén especializados en startups, puesto que de esta manera contratar a un abogado no supondrá un gasto, sino que será una buena inversión.

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LKS Abogados organiza una nueva jornada sobre la contratación y subcontratación de servicios y coordinación de actividades

LKS Abogados junto con OSARTEN presentan una interesante jornada sobre la “Contratación / subcontratación de servicios y coordinación de actividades” el próximo miércoles, 10 de junio, en Arrasate – Mondragón (Polo Garaia) y el jueves 11 de junio en Bilbao (Hotel Abando) a partir de las 10.00 horas.

¿Es legal contratar a través de una empresa la prestación de servicios que corresponden a su actividad propia? ¿Qué obligaciones contrae la empresa contratante respecto de los trabajadores de la contratada? ¿Cuál es el alcance de su responsabilidad? ¿Cuándo debe una empresa coordinarse con otra en el ámbito de la prevención de riesgos laborales? Estas cuestiones y muchas más se reflexionarán durante dos horas aproximadamente en esta interesante jornada imprescindible para la buena gestión y garantía de cumplimiento de las obligaciones del empresario.

La jornada está dirigida a los profesionales que actúan en el ámbito de la organización empresarial encargados de la contratación de servicios, la gestión de Recursos Humanos, la Prevención de riesgos laborales y para el personal responsable de la realización de la actividad contratada.

Inscripción

Todas las personas interesadas podrán asistir gratuitamente a la cita, con previa inscripción en el correo irune.lksabogados@lks.es por parte de LKS Abogados o al ylizarralde@osarten.com a través de OSARTEN.

Las plazas son limitadas, ¡Apúntate ya!

Puedes descargarte toda la información y el programa completo desde aquí.

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“LKS nos permite recibir un adecuado asesoramiento en derecho”, Pedro Madinabeitia

Los vehículos inmobiliarios de LABORAL Kutxa cuentan con los servicios de LKS en diferentes áreas de negocio. En el apartado de legislación urbanística, mercantil, civil y fiscal, la colaboración de LKS, a través de LKS Abogados, nos permite recibir un adecuado asesoramiento en las diferentes ramas del derecho que nuestra actividad empresarial pueda requerir.

De igual manera, nos cuenta Pedro Madinabeitia (Director de Promoción Inmobiliaria), los vehículos inmobiliarios tenemos externalizada la administración contable y fiscal, recibiendo de LKS el servicio del mantenimiento contable de cada sociedad. También tienen encargado los trámites de elaboración y presentación de impuestos y la atención necesaria a la auditoría externa de cada sociedad. Estos trabajos, que vienen realizándose desde hace varios años son atendidos con una profesionalidad y acierto muy destacados.

Sin olvidar que igualmente colabora de forma directa con nuestra organización LKS Ingeniería en el asesoramiento técnico en los análisis urbanísticos de los activos inmobiliarios adjudicados. También es necesario un seguimiento experto de la evolución de las edificaciones que se promocionan desde los vehículos, que certifique el correcto cumplimiento del proyecto inmobiliario.

Para leer más historias como esta, contadas por nuestros clientes en primera persona, descárgate el cuaderno: http://www.lks.es/Portals/0/Publicaciones/Documentos/CUADERNOS-54.pdf

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LKS Abogados organiza una jornada sobre la gestión y estructuración de los grupos de empresa en Mondragón y Bilbao

LKS Abogados celebra una interesante jornada sobre la “Gestión y la estructuración de los grupos de empresa: una visión Fiscal, Societaria y Financiera el próximo miércoles, 6 de mayo, en Arrasate – Mondragón y el jueves 7 de mayo en Bilbao a partir de las 9.30 horas.

¿Cómo nacen los grupos de empresas? ¿A qué problemas se enfrentan a diario? ¿Cómo los abordan otras empresas? Estas cuestiones y muchas más se reflexionarán durante este encuentro formativo, dinámico y práctico donde nuestros expertos en áreas mercantil, fiscal y de negocio expondrán las necesidades, inquietudes, consejos y experiencias prácticas adquiridas con clientes en estas materias.

Los ponentes que intervendrán son Martín Recalde, responsable del área mercantil societaria de LKS Abogados, Juan Ramón Molinero, responsable del negocio de Corporate LKS, César Vidal, responsable del área fiscal de LKS Abogados y Alberto Emparanza, catedrático de Derecho Mercantil de la UPV.

Las ponencias girarán en torno al tema de análisis de la gestión diaria en una primera parte y a la estrategia de estructuración en una segunda fase, después del descanso. Sin duda, una muestra global de cómo trabajar la gestión, planificación y estructuración para cubrir las necesidades y conseguir un resultado mucho más eficiente.

Inscripción

Todas las personas interesadas podrán asistir gratuitamente a la cita, con previa inscripción en el correo irune.lksabogados@lks.es

Las plazas son límitadas, no dejes pasar esta oportunidad.

Para ampliar información, pincha aquí.

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“LKS nos ha ayudado en la compleja aventura de la internacionalización”, Mondragón Automoción

Una buena defensa de los intereses de la empresa/cooperativa, teniendo en cuenta lo complejo y difícil de las relaciones cliente /proveedor, comienza con la formalización de esas relaciones de intereses en contratos que sean claros y específicos de forma que la resolución de cualquier tipo de diferencia o conflicto pueda ser fundamentada cara a potenciales procesos judiciales, pero sobre todo para no tener que acudir a los mismos.

Juan María Palencia, Vicepresidente de Mondragón Automoción Chassis and Pawertrain nos relata su experiencia con nosotros: LKS nos ha apoyado durante estos últimos años ante diversas situaciones de conflicto: reclamaciones de precio derivadas del incumplimiento por parte del cliente de las cantidades pactadas y que suponían un gran impacto en la rentabilidad de las inversiones realizadas, resolución de conflictos por asunción de trabajos en las instalaciones del cliente, variaciones sustanciales en los precios de materia prima, energía, etc. Gracias al trabajo conjunto con LKS hemos conseguido resolver estos casos de forma satisfactoria.

Además las empresas cada vez más y sobre todo al hacerse globales tienen una exposición a culturas, normativas, leyes e intereses diversos. Para poder focalizar los esfuerzos en el negocio es imprescindible contar con asesoramiento legal y el conocimiento de diferentes marcos normativos. Mi experiencia durante estos años trabajando con LKS ha sido muy positiva ya que nos ha ayudado en la compleja aventura de la internacionalización aportando claridad y racionalidad en los contratos/acuerdos.

Desde los procesos de creación de una nueva sociedad en otro país, pasando por los acuerdos de joint-venture con nuestros partners, hasta la regulación de los contratos de las personas desplazadas. En el primero de los casos el trabajo con las alianzas locales es básico para que las tramitaciones legales no constituyan un problema y los procesos de constitución y puesta en marcha se cumplan en plazos.

En las alianzas lo importante es plasmar de forma clara el objeto de interés común y las fórmulas de gobernanza de la sociedad así como las fórmulas de desbloqueo de decisiones y salida. Y en la gestión de desplazados el asesoramiento para los trámites de residencia, contratos de prestación de servicios y fiscalidad y de esta forma dar más seguridad a las personas.

En conjunto, se puede decir que la acumulación de casos y experiencias ha derivado como aprendizaje, en la necesidad de contar con la asistencia en forma de asesoramiento en los consejos de administración de filiales y participadas e incorporar en los procesos decisionales comerciales/internacionalización el asesoramiento legal especializado.

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