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Cómo adaptar el “compliance” a pequeñas y medianas empresas

La reforma del Código Penal no obliga a las pymes a contar con un órgano que se dedique al cumplimiento normativo, basta con que el administrador asuma sus funciones. Además, para las pymes tener un órgano compliance puede ser costoso, por ello, algunas empresas valoran contratar a un externo que realice dicha función. A continuación veamos cómo se puede adaptar el compliance al funcionamiento de las pymes:

  • Es conveniente elaborar modelos de cumplimiento proporcionales al tamaño de la empresa. No es necesario un Sistema de Gestión de Cumplimiento (Compliance Management System, CMS) al nivel de las grandes empresas.
  • Aunque el administrador asuma la posibilidad legal de realizar por sí mismo la función compliance, el administrador debe realizar dicha función con la misma exigencia y rigurosidad que un órgano compliance. Deben evitarse conflictos de interés entre su función como administrador y su función compliance.
  • Para decidir externalizar la función compliance no solo debe seguirse un criterio de costes.  Debe garantizarse que el externo conoce a fondo a la empresa y que está en disposición de realizar el debido control que exige la función compliance.
  • Es posible sustituir los ciclos formativos por reuniones más informales para informar de las políticas éticas de la empresa y de prevención penal.
  • Es importante documentar los procesos de la toma de decisiones para que conste que se adaptan a las políticas de cumplimiento. En las pymes es deseable encontrar fórmulas más ágiles de hacerlo, pero es igualmente necesario para poder demostrarlo.
  • Se debería aprovechar la cercanía para solucionar los errores que se cometan con mayor celeridad. Pero esta cercanía no puede mermar la independencia del compliance.

Si trabajas con empresas de EEUU o Gran Bretaña:

La Foreign Corrupt Practices Act norteamericana (FCPA) y la Bribery Act británica (BA) son dos normas que se han establecido en contra de la corrupción y pese a ser nacionales, sus consecuencias exceden de sus fronteras.

Desde su aplicación varias han sido las empresas multadas por no cumplir la normativa, puesto que cualquier empresa que trabaje en ambos países puede ser susceptible de ser penalizada. Concretamente, siete empresas europeas han sido sancionadas.

Según estas normas, las compañías deben de poseer una Política visible contra las violaciones de los contenidos de dichas normas. De hecho, la BA tipifica como ilícito el no disponer de los mecanismos de vigilancia y control relativos a las conductas que prohíbe. Así que no está de más familiarizarse con las labores del compliance si se quiere trabajar con ambos países.

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