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Los Libros Oficiales deben presentarse y legalizarse solo de forma telemática

Desde LKS queremos recordarles que los libros de Actas de sociedades, el Libro Registro de socios en el caso de una Sociedad Anónima (SA), las Cuentas Anuales, el Diario de una empresa, así como el Libro Registro de acciones nominativas, deben presentarse obligatoriamente en soporte electrónico, y legalizarse de forma telemática, a través de la plataforma del Colegio de Registradores: registradores.org. Esto implica que desaparece el sistema de Prelegalización de hojas en blanco que se utilizaba para los libros en blanco.

El plazo para enviarlos por vía telemática es de cuatro meses tras el cierre del ejercicio social, es decir, antes del 30 de abril de cada año. La legalización del Libro de Actas deberá realizarse todos los años, y en el caso de los Libros de socios, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Esta normativa se aplicará a todos los libros obligatorios respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013.

¿Qué se debe hacer si la empresa no dispone de Libro de Actas legalizado o de Socios (para Sociedad Limitada) o el de Acciones nominativas (para Sociedad Anónima)?

Podrán legalizarse aunque no se disponga de un libro inicial. En este caso, podrán incluir en los primeros libros presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre (con un procedimiento específico para ello).

¿Qué se puede hacer si se pierden los libros?

Si se pierden o extravían, se podrá legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados, siempre que se acredite por denuncia policial o por acta notarial lo ocurrido con los mismos.

¿Cómo se envían los libros?

La plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores: registradores.org será el medio para enviar los libros.

Requisitos para enviar los libros telemáticamente

Recuerden que deben estar dados de alta en los servicios telemáticos y disponer de uno de los siguientes certificados vigentes: ETOKEN Colegio de Registradores, FNMT, ACA, CATCERT, GVA, ANCERT emitidos a Notario, DNIe, AC FIRMAPROFESIONAL CA1, CAMMERFIRMA, IZENPE. Estos certificados, si están emitidos a un NIF, serán reconocidos  por el portal automáticamente. No olvide que la presentación telemática tiene un coste asociado.

Si reciben del registro una notificación de defecto del documento que han enviado y quieren  subsanarlo telemáticamente no duden en consultar el Manual de ayuda de Subsanación Telemática. El procedimiento a seguir será el mismo que para presentar los libros, con la salvedad de que se ha de clicar la casilla “subsanación/Complementario”.

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