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Nueva instrucción de la “DGRN” sobre la legalización de los libros de los empresarios

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La Dirección General de los Registros y del Notariado (en adelante, “DGRN”) ha dictaminado una nueva Instrucción-que completaba la Instrucción dictada por la DGRN de fecha 12 de febrero de 2015- sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas.

La finalidad de la nueva Instrucción es dotar de una mayor seguridad jurídica y confidencialidad a los ficheros electrónicos que contienen los libros de los empresarios. En el mismo sentido, se establecen un conjunto de deberes a los registradores.

A groso modo, y desde un punto de vista práctico, los efectos y/o consecuencias de esta la Instrucción son las siguientes:

  • Se libera de la obligación de legalizar telemáticamente los libros de los ejercicios hasta el 31 de diciembre de 2014. Esto es, la obligación de legalización telemática nace para los ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2015. Hasta entonces, la legalización telemática es una opción entre otras, como la es la de libros en papel –como se ha venido haciendo hasta ahora-.
  • Se prevén mecanismos de encriptado para los ficheros electrónicos, pudiendo elegir el interesado sobre el grado de seguridad y confidencialidad de los mismos.
  • El registrador tiene obligación de efectuar un borrado inmediato de los ficheros, una vez se haya emitido el certificado de legalización. La única información que el registro puede proporcionar al respecto, es: legalización efectuada, suspendida o denegada.
  • Los empresarios deberán conservar un fichero electrónico idéntico al legalizado.
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3 Comentarios
  • Nacho

    29 agosto, 2015 at 3:52 pm Responder

    En caso de no disponer de libros (pérdida o no cumplimentación) ¿Cómo se ha de proceder?
    Gracias

  • Think Up - LKS

    1 septiembre, 2015 at 11:50 am Responder

    Hola Nacho

    Las sociedades que no dispongan de libros legalizados porque nunca han procedido a su cumplimentación, tendrán la obligación de proceder a su regularización. En este caso, la sociedad tendrá la obligación de legalizar los libros en soporte electrónico y de forma telemática ante el Registro Mercantil correspondiente.

    Asimismo, a tenor de la Instrucción de 1 de julio de 2015 de la DGRN, la legalización de los libros del ejercicio 2014 deberá efectuarse mediante un único envío telemático. No obstante, la legalización de libros de los restantes ejercicios –esto es, desde la fecha de constitución hasta el ejercicio 2013- se podrá efectuar y aglutinar en un único envió sin necesidad de hacer una legalización anual por ejercicio.

    Sin embargo, si la sociedad no dispone de libros por razón de pérdida o extravío, se deberá presentar de nuevo un libro en soporte papel junto con un acta notarial de extravío para que el Registro Mercantil proceda a su legalización.

    No obstante, ante la disparidad de criterios entre los Registros Mercantiles, lo más prudente sería consultar previamente con el Registro competente y adecuar así las actuaciones al respecto.

    Muchas gracias por contactar con nosostros.

    Un saludo

  • Nacho

    17 septiembre, 2015 at 10:23 am Responder

    Muchas gracias por la información. Consultaré con el Registro Mercantil de Barcelona. Un cordial saludo,

    Nacho

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