30 de abril: fecha límite para la legalización de Libros Societarios

Hemos entrado ya en el mes de abril y, con ello, debemos recordar la obligación legal de las sociedades mercantiles de proceder a la legalización de los libros societarios -tales como, Libro Registro de Socios, Libro de Acciones Nominativas, Libro de Actas y Libro de Contratos celebrados por el socio único-, ante el Registro Mercantil competente, obligación que debe hacerse efectiva antes de que transcurran los cuatro (4) meses siguientes a la fecha de cierre de cada ejercicio, es decir, antes del 30 de abril de 2018. Lo que ya no es novedad es la legalización por medios telemáticos, que lleva en aplicación desde 2013.

Esta obligación está relacionada con la obligación legal de dichas sociedades de realizar reuniones periódicas de sus consejos de administración, impuesta por el artículo 245.3 de la Ley de Sociedades de Capital que indica que “el consejo de administración deberá reunirse, al menos, una vez al trimestre”. En consecuencia, los Libros de Actas que se legalicen deberán contener, al menos, cuatro actas de reuniones del órgano de administración por ejercicio que incluyan un descargo de la gestión ordinaria, o bien un control de la situación financiera de la sociedad. La importancia de esta medida reside en que la documentación en Actas de las obligadas reuniones periódicas del órgano de administración es un parámetro – aunque no el único – para acreditar el correcto cumplimiento del deber de diligencia por parte de los administradores.

Para cualquier duda, puedes ponerte en contacto con nuestro equipo de abogados a través del correo irune.lksabogados@lks.es. Estaremos encantados de facilitarte toda la información.

Y recuerda; el 30 de abril 2018, es el último día. Nosotros seguiremos informándote de todas las novedades a través de nuestro blog.

 

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Pautas para la legalización telemática de los libros societarios

Superadas las dudas e incertidumbres que despertó la aplicación práctica de la Instrucción de la Dirección General del Registro y del Notariado (DGRN) de 12 de febrero de 2015, en la que se detallaban las indicaciones a seguir para la legalización telemática de los libros societarios, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de Apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización, a continuación indicamos las pautas que los diferentes registros mercantiles están siguiendo en la ejecución de dicha legalización:

–  La legalización telemática es obligatoria para los ejercicios iniciados en 2015, teniéndose que presentar en el Registro Mercantil, dentro de los cuatro (4) meses siguientes desde el cierre del ejercicio.

–  La legalización de los libros se realiza por ejercicios. Es decir, en cada ejercicio se deben legalizar las actas del ejercicio anterior.

–  Respecto al libro registro de socios y/o acciones nominativas, si la sociedad ya dispone de un libro legalizado en papel, no tendrá que proceder a la legalización telemática hasta que se produzca algún cambio en la titularidad de las participaciones sociales y/o acciones. En cuanto al libro de contratos, se sigue el mismo criterio, mientras no se suscriban nuevos contratos no habrá que legalizar ningún libro en soporte electrónico.

– Aquellas sociedades que, estando obligadas, nunca hubieran legalizado libros de actas, socios/accionistas y contratos del socio único, podrán proceder a su regularización, presentando toda la documentación hasta el 31 de diciembre de 2014. Sin embargo, para los ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2015 se regirán por los criterios anteriormente expuestos.

–  Los libros legalizados en blanco y en soporte papel, se cerrarán mediante diligencia que se incorporará al primer envío telemático -concretamente, una certificación emitida por persona con facultad certificante indicando tal circunstancia-. A partir de la primera legalización telemática esta obligación desparece, ya que carece de todo sentido.

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